Wko

Sådan levere effektive præsentationer

"O, det støder mig til sjælen, for at høre en robustious periwig-tidige forventede fyr rive en passion for laser..."
William Shakespeare: Hamlet - Lov 3, Scene 2

Præsentationer til publikum, stor eller lille, kan være en skræmmende og angst-redet opgave. Du kommer til at være foran en gruppe af mennesker, nogle du måske ved, kan nogle være total fremmede. Du er på scenen, er alle øjne på dig, publikum har høje forventninger, eller ville de ikke være der. Hvert ord, hver eneste nuance, dit udseende, at tonen i din stemme, for ikke at nævne indholdet af din præsentation, vil blive gransket på alle måder. Du ved, hvad du vil sige - du kender materialet - men der er, at nagende følelse af, at du vil sige de forkerte ting, eller du har en plet på din kulør, eller der vil være nogle vildfarne distraktion.

Business præsentationer tager mange former. Nogle er ekstremt formelle med meget detaljerede oplysninger... hvordan kan du sørge for publikum ikke bliver tabt i detaljer og mister fokus på det overordnede budskab? Nogle er uformelle og vanskeligheden er at styre cross-talk. Hvad med de tekniske aspekter? Hvad vil du gøre, hvis projektoren går ud, har du en backup plan? Resultatet du ønsker, er, at når publikum forlader, de vil huske de oplysninger og være imponeret over den samlede præsentation. Disse trin giver nogle retningslinjer for, hvordan man kan opnå dette formål.

Steps

Sådan levere effektive præsentationer. Kend din målgruppe og forstå dens perspektiv.
Sådan levere effektive præsentationer. Kend din målgruppe og forstå dens perspektiv.
  1. 1
    Kend din målgruppe og forstå dens perspektiv. Uanset om dit mål er overtalelse, eller blot for at informere, er du nødt til at forstå din målgruppe, dens niveau af ekspertise, og hvordan dit budskab vil genlyd. Skabelsen af ​​en præsentation for en gruppe af high school praktikanter ville være meget anderledes i forhold til en udøvende rapport til ledelsen, pitching et salgs idé, eller tage et fjendtligt publikum om, hvorfor virksomheden har brug for at skære fordele.
  2. 2
    Forskning grundigt. du absolut skal være en ekspert på området. Okay, du behøver ikke at være verdens førende autoritet, men du er nødt til at kende de kritiske fakta samt meget af den lidet kendte oplysninger. Bare tale om ting alle kender allerede er en opskrift på kedsomhed. Det er slet ikke usædvanligt at bruge uger eller måneder, at få de faktiske forhold, alternative meninger og kommentarer fra pålidelige kilder, samt hvad den generelle samfund måske tror.
  3. 3
    Dokumentere dine kilder. Hvor du får dine oplysninger er lige så vigtig som selve oplysningerne. Uden faste, peer-reviewed data, er du bare en person med en udtalelse. Publikum i denne øvelse, forventer fakta og prognoser. Din personlige mening kan meget vel være vigtig, men det må ikke være den eneste, du præsenterer. Du vil ikke blive notering kilder ad nauseum (du vil bar dem fjollet), men du ønsker at være i stand til at give citater adspurgt.
  4. 4
    Skriv dit indlæg. Off-the-manchet forhandlingerne er fint, hvis du er på en sæbe kasse i en park. I et stort rum med hundredvis af deltagere, bare du kan ikke råd til. Du har måske ikke ligefrem "læse" den tale, men det er bestemt ikke ualmindeligt, især hvis du skal bruge en teleprompter. Udskriv tale i store print, så du nemt kan se det på et øjeblik uden at virke for at læse fra den. Du ønsker at give det udseende af at tale til publikum i stedet for at læse dem, men du ønsker også de ord og sætninger for at være præcis og forudbestemt.
  5. 5
    Forbered diasshowet. Hvis du vil bruge et diasshow, det visuelle, du vil vise til publikum skal være designet til at støtte det, du siger. Undgå at vise et dias, der har en uforholdsmæssig meget detalje - det visuelle er for effekt. Et regneark med snesevis af rækker og kolonner, vil være stort set meningsløs. Titler på diaset bør afspejle indholdet af dias og støtte, hvad du siger. Må ikke læse det dias! Antag publikum kan læse. De visuelle bør støtte dine ord, ikke overlappe dem. Der er meget få ting, du kan gøre, som vil få en dårligere effekt end at læse hvad publikum kan læse på egen hånd. Hvis alt du skal gøre er at sætte op dias og gentage, hvad der er på dem, så de ikke brug for dig.
    • PowerPoint-slides, overheadprojektorer, tavler og whiteboards er "visuelle hjælpemidler" og bør behandles som sådan. Først skal de være visuelt, med fokus på grafik, illustrationer og grafer i stedet for tekst. Hvis dine dias indeholder store blokke af tekst - eller endda et par sætninger i punktform - dit publikum vil bruge deres tid på at læse i stedet for at fokusere på dig og de punkter, du ønsker at henlede opmærksomheden på. For det andet bør de være hjælpemidler - lad være afhængige dias for at gøre præsentationen for dig. Deres indlæg skal have mere indhold end dias.
    • Pak ikke slides for tæt. Hvis du lægger for meget information op på én gang, vil publikum mister fokus. Har dine punktform har ca ti ord eller mindre. Dette er en Power Point, ikke PowerEssay.
    • Brug ikke for mange prangende grafik og animationer. De aflede opmærksomheden fra de oplysninger indholdet af dias - og de ​​vil aflede opmærksomheden væk fra dig, taler, og hvad du siger.
    • Gang din præsentation til at passe til oplysningerne. Hvis der er en tidsfrist, skal du sørge du holder dig til det herunder tid til spørgsmål, hvis det er planlagt. Det er bedre at skære ned på materialet i stedet at haste igennem det hurtigere. Gang dine visuals til at falde sammen med dit indlæg. Undgå unødvendige eller overflødige dias som skitserer, der beskriver præsentationen til følge.
    • Hvis du har mere materiale, end du kan passe ind i den frist, skubbe denne materialet på "ekstra" slides efter afslutningen af ​​din præsentation. Disse slides kan komme i handy, hvis der under Q & A, nogen beder dig om flere detaljer. Derefter vil du se ekstra velforberedt!
    • Sørg for, farveskemaer af dias er egnet til præsentation mødested. I nogle situationer, ser mørk tekst på en lys baggrund bedst, mens undertiden lys tekst på en mørk baggrund er lettere at læse. Du kan endda forberede en version af din præsentation i begge formater just in case.
  6. 6
    Øve alene. Gør dette flere gange. Læs dit indlæg og se din præsentation dusinvis af gange. Det skal være så velkendt for dig, at du ved, hvad slide er næste, hvad du vil sige om hver enkelt, hvordan du vil Overgang mellem dias... dette skal være naturligt for dig. Når du begynder at få helt keder sig med at gøre dette, og du kender det udenad, så er du klar til det næste trin.
  7. 7
    Har en generalprøve. Hverve nogle mennesker, du har tillid til at give deres ærlige mening. Disse bør være folk, der er rimeligt repræsentative for din forventede publikum. Giv dem hele præsentationen. Få dem gøre notater under generalprøven - hvor er du forvirrende, hvad der er særlig godt? Få dem også koncentrere sig om dig: Er du flytter rundt for meget, for lidt? Du ønsker ikke at fremstå "hyper", men man ønsker heller ikke at komme på tværs som en monoton statue.
  8. 8
    Tweak præsentationen. Tag hvad du har lært i generalprøven og foretage ændringer. Prøv at sætte dig selv i publikum, når du gør dette. Hvad vil de høre, når dias er på skærmen?
  9. 9
    Forbered dig selv. Hidtil har de trin alle været om at forberede din præsentation. Nu er det tid til at tænke om dig. Medmindre du gør dette for et levende, du kommer til at være nervøs. Har nogle visuelle billedsprog af dig selv foran publikum, gør et perfekt job, at få bifald, oohs og aahs. Find et roligt sted, lukke øjnene og gå over præsentationen, forestille dig at være helt i kontrol uden nogen hindring. Dette er en meget, meget vigtigt skridt. Professionelle sportsfolk bruger dette stort set hver gang, før de går ud for at udføre. Det er en gennemprøvet teknik. Brug den. Du bør også gøre dette umiddelbart før du går på scenen.
  10. 10
    Indføre præsentationen. Du har gjort et stort stykke arbejde at forberede, du kender det materiale, du har indøvet, du har visualiseret perfektion - kort sagt, du er klar. En af de meget vigtige ting, som du skal være meget opmærksomme, er din fysiske opførsel. Du ønsker ikke at se alt for stiv, og du ikke ønsker at se alt for afslappet. Du burde allerede fået den rigtige holdning og bevægelse i din generalprøve.
  11. 11
    Præsenter materialet. Det er naturligvis kødet af emnet. Husk, at du er eksperten. Husk også... vil du være nervøs. Hvordan man undgår "sceneskræk" varierer fra person til person (du har hørt "forestille sig dem i deres undertøj"), men en alvorlig tip er at bruge øjenkontakt. Præsentere én person - så en anden - derefter en anden. Tror ikke på det som en stor menneskemængde... du taler med én person ad gangen. Husk, at du er præsentationen.
  12. 12
    Spørgsmål og svar. Dette er valgfrit, men kan være en vigtig måde at afklare nøglepunkter og vær sikker på, at dit publikum modtaget din besked. Hvordan til at gøre en Q & A-session er værdig en artikel i sig selv, men der er et par ting, du bør overveje.
    • Du skal være i kontrol. Nogle spørgsmål vil utvivlsomt være mindre end venlige. Når du får dem, besvare dem sagligt og komme videre. Bare ikke kalde på den person igen.
    • Du måske også få "bløde" spørgsmål, der ikke rigtig stille noget nyt - være forsigtig med disse. De er let og ikke fortjener en masse tid. Må ikke afvise dem eller børste dem væk, men ikke bruger for meget tid opkog hvad du allerede har sagt. Svar faktuelt, sætter i nogle nye oplysninger, så gå videre.
    • Åbn QA med ", før jeg tæt på, er der nogen spørgsmål." Dette giver mulighed for en stærk tæt og ikke en præsentation, der visner væk med dårlig publikum deltagelse.
    • Når du får et spørgsmål, først gentage spørgsmålet til publikum, så alle kan høre det, og fortsæt derefter at svare.
    • Tag et par sekunder til at formulere et klart svar, før besvare et spørgsmål. I modsat fald kan føre til vandre eller vagt svar, der ikke afspejler godt på dig som en højttaler.
  13. 13
    Afslut scenen. Takker alle for deres opmærksomhed, fortælle dem præsentationen er tilgængelig i trykt form. Hvis du vil være tilgængelige for personlig konsultation, sørg du nævner det. Må ikke bruge en masse tid i exit, du er færdig - afslutte nådigt.

Lille gruppe arrangementer

De foregående trin er orienteret primært mod mere formelle præsentationer. I en mindre formel indstilling, overveje følgende:

  • Husk voksne er selvstyret. Du er en facilitator og ikke en folkeskolelærer.
  • Spørg dit publikum til at dele deres erfaringer med gruppen, voksne nødt til at tilslutte lære at deres videngrundlag.
  • Hjælp dit publikum se betydningen af ​​dit emne til deres arbejde. Voksne er målrettet og vil sætte pris på en uddannelse, der er organiseret og har klart definerede elementer.
  • Husk at vise dit publikum respekt. De bringer en rigdom af erfaringsbaseret viden til din præsentation, og vil, hvis det tillades, bidrager i høj grad til det.
  • Styr cross-talk. I disse miljøer, kan du miste kontrollen over præsentationen, hvis du ikke fastholde fokus for publikum. Det betyder ikke, at vedtage drakoniske stil diktatur, men sørg for at alle er klar over, at du er studievært og holde styr på de øvrige deltagere.

Tips

  • Kjole til begivenheden. Planlægge, hvad du vil bære og lægge det ud aftenen før. Er det formel kjole, business casual, jeans og t-shirt? Hvad du bære, afhænger til dels af publikum, og delvist på materialet. Uanset hvad du slid, sørg for at det er ren og ser pænt ud på dig. Tøj, der er for stram eller for løs til din kropsform vil distrahere publikum fra din præsentation. Du vil have dem at koncentrere sig om det materiale - ikke hvordan du ser ud. Undgå tøj med distraherende designs, som lytterne kan gå på flere "mentale ferier" og gå glip af vigtige aspekter af præsentationen.
  • Tillid! Det er den magiske charme, der gør andre ønsker at lytte. Hvis du har fulgt trinene hidtil, vil alt være fint med noget at bekymre sig om. Så se lige på dit publikum medlemmer, tale tydeligt og holde tempoet i præsentationen.
  • Walk, mens du taler. Flytte lidt rundt, men ikke så meget som at være distraherende. Dine bevægelser og kropssprog kan vække interesse, styrke de følelser af dine historier og markerer en ændring af trit eller emne.
  • Forbered uddelingskopier. Du vil gerne trykte eksemplarer af dias, og måske noter at være til rådighed for publikum... efter præsentationen er slut. Du kan også bruge disse som en backup til at uddele i tilfælde af teknologien, du bruger fejler. Hvis projektoren går ud, kan du hurtigt distribuere trykte materiale.
  • Hvis du snubler, genoprette og komme videre. Må ikke dvæle ved det. Det er helt OK at rette dig selv, men ikke fokusere på den. Forsøg ikke at gøre det til en joke - bare højde for fejlen (om nødvendigt) og fortsætte som om det ikke skete. Fokus på nutiden og fremtiden - ikke fortiden.
  • Du kan starte med en humoristisk anekdote. Hvis du gør dette, være meget sikker på at du prøve dette på din generalprøve gruppen og være opmærksomme på deres feedback. Dette arbejder ofte at få publikum, og du, afslappet. Men hvis du bombe på joke, vil det tage tid at komme sig.
  • Hvis det er hensigtsmæssigt, ære nogle deltagere ved navn. Cite enkelte publikum medlemmer ved navn som positive eksempler på de punkter, du gør. Interviewe mødeplanlægger i god tid, dele dine vigtigste punkter og indsamling eksempler, der involverer folk i den planlagte målgruppe. Hvis du gør dette, skal du sørge udtale navnene korrekt.
  • Hvis publikum vil se flere præsentationer i en session, fokusere på, hvad dit publikum skal huske mest ud af din præsentation.
  • På stående dias, opsætte slide for at starte tom, og at tilføje kugler én efter én efter et museklik. Dim (grå) de tidligere kugler, som du allerede har dækket, så kun den nye kugle er fremhævet. Under et dias fuld af stående poster i foran publikum er en invitation for dem at læse videre eller blive distraheret af genlæsning gammelt materiale, i stedet for at lytte til dig. Ved at dæmpe de tidligere kugler, de er stadig læsbar burde nogen (eller dig!) Har brug for at referere tilbage, men de er også "i baggrunden" nok til at lede fokus på aktuelle kugle.

Advarsler

  • Må ikke uddele præsentationen på forhånd. Dette er en meget, meget almindelig fejl. Hvis du gør det, vil publikum læse og ikke se. Du vil miste deres opmærksomhed og virkningen vil være væk.
  • Strengt undgå "PAUSE" ord. "Um" eller "Like" er ting, du skal undgå. En pause er bedre end en uhensigtsmæssig conjunctive. Når det bruges korrekt, pauser kan være yderst effektiv. Winston Churchill skulle være berømt for dramatisk pause under taler, så blurting hvad han ville have sagt alligevel, giver publikum et indtryk, at udtrykket netop havde strejfet ham.