Wko

Hvordan man skriver en statusrapport

Hvorvidt din chef bedt dig om en statusrapport, skriver man kan være en god lejlighed til effektivt at kommunikere dine resultater. En god statusrapport vil ikke kun holde din chef på omgangshøjde, men også hjælpe med at holde dig på sporet med dine opgaver. Her er de grundlæggende elementer i at skrive en læservenlig statusrapport.

Steps

Hvordan man skriver en statusrapport. Navn og dato rapporten.
Hvordan man skriver en statusrapport. Navn og dato rapporten.

Skrivning af en statusrapport

  1. 1
    Navn og dato rapporten. Et navn, som indeholder datoen (ex. "Summary for uge af december 1") er en nem, effektiv løsning. Vær sikker på at datere rapporten.
    • Hvis denne rapport vil være en e-mail, kan du bruge dette som emnelinjen.
    • Hvis rapporten vil være et selvstændigt dokument, skal du placere en overskrift med denne information på toppen.
  2. 2
    Angiv detaljer identificerer projektet. Disse omfatter projektet / opgaven titel, start-og / eller slutdato, samt navnene på de personer, der har arbejdet på det.
  3. 3
    Forklar hvad der er blevet udrettet. Brug en overskrift som "resultater," "Fuldførte opgaver", "Afsluttet handlingspunkter," eller endda blot "Done".
    • Vær sikker på at angive rapporteringsperioden (dvs. uge, måned, kvartal, etc.).
    • Brug aktive verber at starte sætninger. Disse omfatter ord som afsluttet, defineret løst, udformet, organiseret, forbedret fast og arkiveret, for at nævne et par eksempler.
    • For en kort ugentlig rapport, 03-06 maj en sætning punktform være nok.
  4. 4
    Skriv det vil ske i den næste rapporteringsperiode. En god overskrift for dette nye afsnit er "Planlagte opgaver", "næste skridt", eller "."
    • Vurdere mængden af ​​tid en opgave vil kræve, hvis du kan gøre det trygt. Ex. "Dokument beslaget design ændringen (Estimeret tid: 2 dage).".
    • Der henvises til eventuelle skemaer, du har fået.
    • Igen bør 3 til 6 linier være nok for en kort rapport.
  5. 5
    Drøfte eventuelle problemer eller potentielle problemer. Det er her, du skal afklare eventuelle behov for vejledning eller hjælp. "Åben Issues" eller "Issues og Kommentarer" er gode overskrifter til denne sektion, som kan være et kort afsnit eller to.
    • Måske du har problemer med at nå en leverandør, fordi ingen er på kontoret i denne uge. Måske du har et forslag om, hvordan man forbedrer den måde, virksomheden drives. Det er den slags detaljer, du ønsker at medtage i dette afsnit.
    • Hvis du blot er rapportere problemet og kræver ikke assistance på dette punkt, så sig det. Kommentarer såsom "Vi forventer at løse dette problem inden for de næste 2 dage" Lad vejledere vide, at de ikke behøver at blive involveret, men bør overvåge situationen.
    • Hvis en situation ikke bliver løst, kan din vejleder ikke klage over, at du ikke informere ham / hende tidligere.
  6. 6
    Korrekturlæse din skriftligt og sende det til hvem har brug for det.

Sample

Her er hvad en statusrapport kunne se ud, hvis det var skrevet af en Google-editor. Adapt den stil, format og realisering lister til dit eget job, men bemærke, at hver prik begynder med et aktivt verbum.

Statusrapport fra ugen fra den 26 september, 2011

Udført

For at gøre

  • Føj billeder til Bliv Håndtaske Designer.
  • Revidere og korrekturlæst Bliv voksen Self Learner.
  • Spørg en editor med en medicinsk eller nødberedskab baggrund at gennemgå hjælpe nogen, der har brudt en knogle. Jeg researchede denne ene grundigt, men jeg har ikke en medicinsk baggrund, mig selv.
  • Gennemgå Læs ernæring fakta på fødevaremærker. Denne artikel er kommet godt fra start, men den har brug for en klarere og mere ensartet stil, og nogle omtale af, hvordan man læser en ingrediensliste.

Spørgsmål / kommentarer

  • Tak til vores programmører for at gøre denne uges softwareopdateringer køre problemfrit. Jeg vil holde øje med eventuelle tiloversblevne problemer.
  • En af vores frivillige katte døde denne weekend, og hun syntes temmelig rystet af det. Jeg rådede hende til at tage lidt tid fra, hvis hun havde brug for.

Tips

  • Hold rapporten, hvis det er muligt. Dette er ikke det rette sted at klage, editorialize, eller gøre undskyldninger. En god måde at gøre dette på er at foreslå en løsning eller i det mindste en retning for at udforske hvis du rapporterer et problem. Det vil vise, at du har initiativ.
  • Du kan bruge denne fremgangsmåde for et ansigt-til-ansigt status rapport i en, også.
  • Vær ærlig. Må ikke rapportere mere arbejde end du allerede har gjort.
  • Vær specifik.
  • Hvis du har mange af de samme slags ting at spore (indkøbsordrer, ændre ordrer, arbejde ordrer, fakturaer), et regneark kan eller database være en nemmere måde at holde styr på den del af dit arbejde.
  • Hvis du planlægger at skrive statusrapporter, skrive dem regelmæssigt, eller i det mindste holde en kørende liste over resultater, så du ikke bruge timer opspore, hvad du har gjort. Notere ned nogle noter hver dag, når du udfylder din tid kort.
  • Hold det kort og enkelt. Ledere er travle mennesker, der ikke har en masse tid til at læse. Hvis han vil detaljerne, vil han spørge.
  • Hold kopier af dine statusrapporter for din egen reference. De kan hjælpe dig til at skrive et cv eller en liste resultater, når det drejer sig tid til at bede om en lønforhøjelse.
  • Give kredit, hvor kredit er forfalden. Tak en kollega for alle hendes hjælp med en vanskelig opgave. Hvis du hjalp en anden, så sige.
  • Hvis du skriver denne rapport fredag ​​eftermiddag, kan det være en god påmindelse om mandag morgen, hvor du var.
  • Det er okay at rapportere, at du begyndte at noget, læse noget, eller forsket noget. Ikke alt der sker inde i en uge og de forberedende aktiviteter kan tage tid og tilføre værdi.

Advarsler

  • I almindelighed, så prøv at undgå at lovende mere end du kan levere. Sig hvad du kan gøre.
  • Især hvis du e-maile denne statusrapport, så husk, at det kunne gå meget længere, end du har til hensigt, så skriv på en professionel måde.
  • Hvis du sender din chef en statusrapport hun ikke bede om, at hun måske vil have en anden næste uge!