Wko

Hvordan at virtualisere din arbejdsstyrke

Enterprise Mobility: Muligheden for en virksomhed at kommunikere med leverandører, samarbejdspartnere, medarbejdere, aktiver, produkter og kunder uanset placering.

Forrester Research

Den virtualiserede arbejdsstyrke (også kaldet distancearbejde eller distancearbejde) er et meget varmt emne, men er desværre underudnyttet. Ofte ledelse er vant til at styre eksterne medarbejdere, så der er en naturlig frygt for nedsat produktivitet. Bevægelsen ind fjernadministration kan foruroligende, men det har mange væsentlige belønninger, både kort og lang sigt. Med den rette anvendelse af god management teknikker, vil du se en forbedring i den samlede produktivitet, et fald i nedslidning, en reduktion i virksomhedernes omkostninger samt en massiv stigning i dygtighed sæt tilgængelighed. Din virksomhed kan udvise lederskab ved eksempel, såvel som nyder, dit lokalsamfund, og selv.

Med stiger og stiger, medarbejdere, der telecommute føler en øjeblikkelig stigning i spendable indkomst. Med en virtualiseret arbejdsstyrke vil din bygning forsyningsselskaber falder, og du opdager, at medarbejdere, der arbejder fra hjemmet effektivt sætte i flere timer og oplever færre sygedage. Workforce virtualisering fjerner også biler fra vejene, gør din virksomhed grønnere. Ved at følge nogle få enkle trin, kan du virkelig gøre din del for at hjælpe med nogle af de mest kritiske spørgsmål, vi står i dag, herunder økonomi og samtidig hjælpe din virksomhed øge produktiviteten og reducere omkostningerne.

Steps

Hvordan at virtualisere din arbejdsstyrke. Hav tillid til din ledelse.
Hvordan at virtualisere din arbejdsstyrke. Hav tillid til din ledelse.
  1. 1
    Hav tillid til din ledelse. Den vigtigste grund virksomheder ikke virtualisere deres arbejdsstyrke er, at ledelsen er bange for de vil ikke være i stand til effektivt at overvåge og motivere fjernarbejdende, de mangler tro i deres egne ledelse evner. Administrerende en remote arbejdsstyrke er ikke signifikant forskellig fra forvaltningen lokalt ansatte - de fleste kommunikation sker på telefonen og via e-mail, alligevel. Dine ledere vil tilpasse sig hurtigt.
  2. 2
    Hav tillid til din arbejdsstyrke. Tallet to grund til at mennesker ikke virtualisere deres arbejdsstyrke er, at ledelsen er bange folk ikke vil gøre deres job, at de vil " slap ud "og stadig indsamle en lønseddel. Hvis du virkelig tror, ​​at om nogen af ​​dine medarbejdere, så måske skulle du kigge efter en anden person til at udfylde denne plads. Faktum er, at de fleste mennesker er motiveret af præstation... er det ikke grunden til du har lejet dem i første omgang?
  3. 3
    Forskning teknologien. Lær om hvordan man kan gøre distancearbejde et effektivt arbejdsmiljø. Du vil opdage, at det ikke er væsentligt anderledes end hvad du allerede har. Der er masser af virksomheder, der tilbyder telearbejde teknologiske muligheder for det ene formål at hjælpe virksomheder som din, bliver virtuelle. Jo mere du lærer, jo mindre skræmmende vil det være. Og glem ikke at inkludere understøttelse. Adgang til top teknisk support, fortrinsvis tilgængelig 24x7, er afgørende for at sikre høj medarbejdernes produktivitet, når du arbejder eksternt.
  4. 4
    Analysere hvert job i virksomheden. Tag den tilgang, virtualisering er et krav: enhver position skal have en stærk begrundelse for at undgå det. Der er nogle typer af job, der simpelthen ikke kan virtualiserede, selvfølgelig, men se på hver enkelt, der ikke er en oplagt "nej", og start med den antagelse, at det kan være effektivt gøres fra et fjerntliggende sted. Jobs hvor den enkelte tilbringer størstedelen af ​​deres tid på at kommunikere via telefon og arbejder på computeren er gode kampe. Selvfølgelig er der undtagelser (virtualisere en call center er et stort bestræbelse), men analytikere, projektledere, systemadministratorer og programmører er eksempler, der kan passe nemt.
  5. 5
    Polle de ansatte. Der allerede har evnen til at? De fleste af dine medarbejdere sandsynligvis kan. Der er nogle mennesker, der ikke kan og berettigede årsager vil omfatte distraktioner derhjemme (f.eks små børn), manglende adgang til high-speed internet, ingen tilgængelig plads til at oprette et hjemmekontor, eller nogle handicap, der kræver højt specialiserede indkvartering.
  6. 6
    Projekt besparelserne. Dette kommer til at tage noget arbejde - tag ikke fejl af det. Du kan tage hensyn til sådanne ting som elektriske besparelser for ikke at skulle køre personlige computere. Hvis du er meget vellykket i denne indsats (virtualisere næsten hele arbejdsstyrken), så HVAC besparelser kan være betydelige. Ansvarsforsikring kan være nedsat. Vil du spare på sikkerheden? Glem ikke vand regningen. Husk, at medarbejdere, der ikke køre på arbejde, kan have en enorm umiddelbare besparelser i transport udgift, så du kan overveje dette en pensionsordning - en direkte kompensation stigning - men opvejes af deres supplerende omkostninger af elektriske og HVAC nu, at de er i et hjem kontor. Tal med din HR-afdelingen om de potentielle besparelser i cost-of-levende stiger.
  7. 7
    Document præstationskrav. Dette er kritisk. Til effektivt at håndtere en ekstern arbejdsstyrke, du nødt til at have forventninger jobbet klart defineret. Ikke bare når folk er til at være "på arbejde", men en faktiske resultater omrids. Overførsel til fjernadministration er som at flytte ind i ledelsen for første gang. Brugen af ​​en opgave tracking system hjælper distancearbejdere administrere deres opgaver nemt. Det giver også lederne en mere objektiv vurdering af ydeevne med rapporter om afsluttede opgaver.
  8. 8
    Retrofit medarbejdernes hjemmekontorer. Det kan være nødvendigt (eller ønskeligt) for nogle (eller alle) ansatte at gøre brug af deres eksisterende arbejde computer derhjemme. Hvis deres hjemmecomputere er forældede eller ikke har krævet software (herunder sikkerhed software), kan det være mere omkostningseffektivt at tjekke kontorcomputeren til deres hjem. Sørg telekommunikation er i orden, også, det er ikke urimeligt at få dem til at betale for en ekstra ud af deres egen lomme på grund af deres reducerede pendling omkostninger. De vil allerede være steget HVAC og elektriske omkostninger kører et hjemmekontor, de måske ikke har haft tidligere på grund af tilbageslag termostater og holde lys fra under pendling timer. Du ønsker måske at have nogen kigge over deres hjem teknologi fra både et sikkerheds-og en virkningsgrad synspunkt. Nogle virksomheder gør en OSHA gennemgang af hjemmekontoret.
  9. 9
    Identificer de holdninger og folk, der vil migrere. Lav en liste, men ikke skrive hele listen på én gang. Indlæg kun de første par mennesker, der vil migrere. Gør det til en nysgerrighed og gøre det ønskeligt. Kun bogføre de mennesker, der vil migrere inden for den næste uge. Dette vil tiltrække opmærksomhed og gøre at være på listen har lyst til. Det er den effekt, du ønsker.
  10. 10
    Migrere i faser. Må ikke forvente at slippe alle ind i en fjern miljø på én gang en gradvis ændring vil vise dig, hvordan du justere processen. På den anden side, ikke gør dette på en en-til-én basis enten. Vælg en gruppe af mennesker til at starte: enten en lille afdeling eller en person eller to fra flere forskellige afdelinger. Efter din første migration, lad et par uger gå før den næste fase, men ikke tage for meget tid, det kan forårsage, at processen bliver suspenderet. Fortsæt støt, men ikke aggressivt.
  11. 11
    Lede, styre, administrere. Dette er den mest kritiske post-migration aktivitet! Mens færdigheder til at styre eksternt er de samme som andre gode management færdigheder, bliver du nødt til at være dedikeret til at gøre det nye miljø til en succes. Sørg for, at de føler en stærk ledelse tilstedeværelse og føler dig helt sikker, at det er ligesom at arbejde på kontoret. I hvert fald i starten, skal du dramatisk øge din kontakt med telearbejdere, så de ikke føler sig forladt. Hvis de begynder at føle, at de ikke har nogen vejledning, vil de bliver bange for deres job. Sørg for, at de ved, hver dag, deres jobkrav. Hold telefon one-on-one møder ugentligt med hver enkelt medarbejder (30 minutter er et godt blok af tid til det).
  12. 12
    Fortsæt med at evaluere. Du må ikke stoppe med din første evaluering. Du vil måske opleve, at du gik glip af nogle arbejdspladser, der kan virtualiserede. Omvendt kan du opleve, at du har lavet en forkert vurdering og nogle af de arbejdspladser er faktisk mest effektivt udført på stedet. Må ikke springe for hurtigt at vende dine beslutninger, men hvis du opdager, at noget skal rulles tilbage, skal du ikke være bange for at foretage denne ændring.

Tips

  • Før du starter, kan du overveje at have nogle små for tilbagemeldinger for at få en fornemmelse for, hvordan medarbejderne mener om muligheden for at virtualisere. Få feedback - de er også tilbøjelige til at komme op med nogle gode ideer om, hvordan man kan gøre processen mere effektiv. Du gjorde ansætte kloge mennesker, right?
  • Overvej audio / visuelle indstillinger ( webcams ) til hjemmekontoret. A / V-feeds fra hjemmecomputere vil mindske afhængigheden af ​​den telefon - du kan blot klikke på den enkelte og begynde at tale, som om de var på kontoret med dig. Også, mens se en persons ansigt ikke er påkrævet, det gør tilføje en betydelig personlig gennemslagskraft. Det har også den fordel at sikre, at folk får op og få klædt på til arbejdet. På den anden side, hvis du vil have dem til at have mulighed for at arbejde i PJ kan du gå med en kun lyd feed.
  • Vejlede om oprettelse af et effektivt arbejdsmiljø derhjemme. Nogle områder at diskutere, er:
    • Oprettelse af et separat arbejdsområde væk fra fælles familie områder, tv og andre distraktioner
    • At have en separat telefonlinje til forretningsmæssige opkald
    • Indstilling familiens regler om afbrydelser i arbejdstiden
  • Hold trit med teknologien. Fjernarbejde og remote dokumentstyring vokser med stormskridt. Google og Microsoft er i opvarmede konkurrence for dette markedssegment. Som nye værktøjer bliver tilgængelige, teste dem til dit miljø. Da dette bliver mere almindeligt, vil markedet drive opfindelse.
  • Har gruppen træf. Du har talt om det i fortiden, få alle sammen off-site for en eller for teambuilding eller til træning. Nu er du nødt til at gøre det. Mindst en gang om måneden, så sørg for dine medarbejdere alle samles på ét sted for en mødes-hilse-eat-funktion. Det styrker følelsen af ​​virksomhedernes enhed.
  • Get Green Certified. Hvis du er tilstrækkeligt virtualiseret, er du langt mere miljøvenligt og du kan få en vis anerkendelse. Det er fremragende reklame.
  • Det er muligt at begynde ved at tildele nogle dage i ugen til fjernarbejde og nogle til kontorarbejde. Der kan også være tilfælde, hvor det er absolut nødvendigt for telearbejdere at være på kontoret. Målet er fuld Enterprise Mobility, men dette mål må ikke overskygge virksomhedernes produktivitet. Selv en procentdel af telearbejde vil medføre besparelser for virksomheden og de ansatte.

Advarsler

  • Overvåge resultaterne. Der vil være en procentdel af mennesker, der simpelthen ikke kan tilpasse til at arbejde fra hjemmet. De er stadig gode medarbejdere, men de har brug for tættere overvågning (dette kan omfatte nogle ledere). Hvis du ikke kan holde dem motiverede i en fjern miljø, flytte dem tilbage. Gør det hurtigt.
  • Gør ideen spændende. Den sidste ting du ønsker, er for folk at se dette som en corporate cut-back, eller for dem til at tro dette sker, fordi virksomheden er i problemer. Tal om at gå grøn. Tal om økonomisk stimulering. Tale om familieydelser. Markedsføre og fremme ideen indefra godt før du begynder.
  • Informer dine kunder. Du er nødt til at markedsføre og fremme idéen til dine kunder på samme måde som du gjorde til dine medarbejdere. Den nøjagtige samme ræsonnement gælder, du har brug for dine kunder at forstå, at du gør dette for at forbedre din virksomhed. Udarbejde en liste med kundefordele. Du skal fortsætte med at.
  • Udvikle nye business continuity planer. En plan for katastrofen er stadig behov for, men det er meget anderledes nu. Rethink dine strategier. Dette er en anden besparelse område. Før du virtualiseret, skulle du have uforudsete muligheder i tilfælde af din bygning blev utilgængelig. Det vil sige, at en stor udstrækning ikke længere en primær problem. Du har stadig brug uforudsete for ting som strømudfald, men de er mindre tilbøjelige til at påvirke din samlede arbejdsstyrke på grund af den geografiske spredning.