Wko

Hvordan at være en god receptionist

Hvert kontor, der præsenterer sig selv til offentligheden på nogen måde kræver et ansigt at møde offentligheden. Selvom fremragende kommunikation over telefonen og via e-mail er vigtige for receptionen personale, det er ansigt til ansigt-kommunikation, der adskiller en receptionist fra en kundeservicemedarbejder. Ofte, når en person (sælger, sagsøger, community medlem) træder din arbejdsplads, den første ting, de vil se, er receptionist-og første indtryk er altid vigtigt.

Steps

Hvordan at være en god receptionist. Har telefonnumre handy.
Hvordan at være en god receptionist. Har telefonnumre handy.
  1. 1
    Klæde sig passende. Tendens til den konservative, medmindre du arbejder et sted, hvor mode, trendiness eller andre faktorer er skubbet i forgrunden. Se pæn, professionel, og samlet præsentabel. Sørg for altid at praktisere god personlig.
  2. 2
    Har telefonnumre handy. (Masser og masser), dvs medarbejdere, arbejdsgivere, entreprenører, leverandører, nødkontaktnumre osv. Du skal bruge dem alle på et eller andet punkt. Hold telefonnumre organiseret på en Rolodex eller passende edb-program.
  3. 3
    Være. Vær respektfuld. Behandler alle som de er den vigtigste person, der har gået ind på kontoret den dag. Det er dit job-ingen bekymrer sig om, hvordan du sad fast i trafikken i morges, hvordan du ødelagt din helt nye pung, eller endda hvordan du mistet din yndlings-cd. Efterlad personlige ting derhjemme. (Selv hvis du ikke respekterer deres budskab eller den måde, de formidler det-fake det)
  4. 4
    Har en holdning.. Det er dit job at blive vist glade og venlige. Folk vil være mere behageligt at tale med dig, hvis du viser dem, at du er helt glad for at tale med dem. Småsludre med besøgende er okay, så længe det ikke forstyrrer telefonopkald eller andre pligter.
  5. 5
    Hvis nogen stadig være urimeligt, finde en måde at tage brodden af situationen. Hvis du virkelig har lyttet til dem, og vist dem respekt, vil de ikke være vred på dig kun situationen. Du vil derefter være i stand til at dirigere dem til et parti, der kan hjælpe dem eller lindre deres bekymringer. Aldrig hæve din stemme eller bliver vred, men også huske du ikke er der for at blive misbrugt.
  6. 6
    Giv gode retninger. Kend dit nabolag, og placeringen af ​​nærliggende badeværelser, restauranter, seværdigheder, parkeringspladser, motorvej på ramper og lignende.
  7. 7
    Holde travlt. En receptionist er altid på opgaven, og gør sikker på han / hun har gode organisatoriske evner. Hvis du ikke har noget at gøre-GET noget at gøre! Se om din andre medarbejdere har brug for hjælp osv.
  8. 8
    Så snart nogen kommer ind på kontoret, rette din opmærksomhed på dem, med det samme, og give dem en behagelig hilsen. Noget at effekten af ​​"God morgen Sir / frue, velkommen til _______" og derefter-"Er du her for at se ____?" fungerer godt. Det er dit job at vide, hvem der kommer ind, og hvem der forlader.
  9. 9
    Besvare telefonen høfligt med en standard hilsen såsom "godmorgen, tak for at ringe til vores virksomhed, mit navn er ___, hvordan kan jeg dirigere dit opkald? Kontroller, at telefonen besvares på den første eller anden ring. Må ikke holde folk på hold i mere end ét minut. (Det er længere, end du måske tror.)
    • Lyt nøje til navnet på den person, der ringer beder om. Gentag tilbage til opringer om nødvendigt. Mobiltelefoner ofte fordrejer lyde. Skriv personens navn til hvem opkaldet er rettet, hvis udtalen er vanskelig.
    • Ret opkaldet høfligt med en standard sætning som "Et øjeblik for Mr. Smith." Eller hvis denne person er på telefonen, "Jeg er ked af det, Mr. Smith er på telefonen i øjeblikket. Vil du gerne vente på hold, eller vil du gerne efterlade ham en voicemail-besked?" Høfligt takke dem og dirigere opkaldet i overensstemmelse hermed.
  10. 10
    For besøgende, der kommer til receptionen, hilse på dem med et smil og en standard hilsen såsom "hej. Hvordan kan jeg hjælpe dig?" Må ikke sige hvordan kan jeg hjælpe dig? Dette er forkert grammatik brug. Kunder og klienter rent faktisk mærke dårlig grammatik.
    • Efter de besøgende identificere, hvem de er, og hvem de leder efter, skal du kontakte denne person og lad ham / hende vide, hvem der er der. En standard passende sætning er "Mr. Smith, Mr. Jones fra XYZ Corporation er her for at se dig for hans 02:00 udnævnelse." Altid få en første og sidste navn og navnet på den organisation, de kommer fra. Det er nyttigt at spørge, om de har en aftale med mr Smith. Mr. Smith vil give dig instruktioner om, hvor at have besøgende vente og hvor længe. Du kan så fortælle besøgende "Mr. Smith vil være med dig i et øjeblik." eller "Mr. Smith sagde, at han er ved at afslutte et møde og vil være med dig i 5 minutter. Du har måske en plads. Tak."
  11. 11
    Hils levering personale med samme professionalisme og høflighed som enhver anden gæst. Du kan blive bedt om at underskrive for leverancer. Sørg for at din signatur er læselige. Levering personale kan have brug for retninger hvor skal forlade pakker. Sørg for at du kontakte relevante medarbejdere for sådanne sager.
  12. 12
    Som medarbejder, hvis chefen beder dig om at gøre noget ekstraordinært høfligt enige, og følge op. Udestående receptionister gør deres chefer ser udestående.

Tips

  • Husk der underskriver din lønseddel og respektere dem på alle tidspunkter.
  • Spørg kolleger, hvis de har brug for hjælp med noget. Bedre at få venner ved at hjælpe end fjender ved højlydt.
  • Husk altid at have en behagelig attitude og at smile.
  • Hold personlig virksomhed væk fra dit område - dette inkluderer celle telefonopkald og e-mails. It-afdelinger kan og vil screene computer aktiviteter.
  • Altid være villig til at lære en ny opgave eller gøre en banal opgave. Alsidighed går en lang vej.
  • Husk, hvad din rolle er på alle tidspunkter. Du kan være den første kontaktpunkt fra folk uden for din virksomhed eller organisation.
  • Under organisatoriske evner er meget vigtigt. At være organiseret vil hjælpe dig køre Office effektivt, og det giver dig mulighed for effektivt at få alle dine "to do opgave" udført i rette manner.Having en til at gøre listen for dagen, ugen osv. vil hjælpe.
  • Må ikke være afvisende, sikre, at du lytter opmærksomt til alt.
  • Du kan blive bedt om at udføre andre opgaver samt såsom indtastning specifikke data, forstøvning faxer eller udstopning konvolutter eller en hel række andre opgaver, afhængigt af størrelsen på din organisation og arten af ​​virksomheden.
  • Må ikke være en know-it-all.
  • Sørg for at du skriver budskaber i detaljer og læse over hvad du har skrevet, og vigtigst, når du tager en besked, skal du gentage tilbage meddelelsen og kontakte info, at du fik, så du kan sørge for, før du lægger på, at du har den rette information til relæ.
  • Håndtering mail er normalt en del af en reception job, finde ud af hvor det går, som vil bringe det, og når det på din første dag.
  • Lyt omhyggeligt på alle tidspunkter.
  • Find nogen at tage desk for badeværelse pauser, møder, ferie, frokost, osv. På den måde undgår du at have vrede mennesker venter på dig, når du vender tilbage.
  • Være rart at ledere, se om du kan hjælpe dem med yderligere opgaver i løbet af din fritid.
  • Skriv messsages i en dublet bog og give en kopi til den person budskabet er for. Eller brug en dagbog, som er lettere at vende tilbage til, især at huske et navn eller nummer.

Advarsler

  • Må ikke bære anmassende Köln eller parfume eller makeup.
  • Spis aldrig mad på dit skrivebord. Det er umuligt at besvare telefonen med en mundfuld.
  • Aldrig komme ind i en diskussion med en opkalder eller besøgende. Dirigere dem til en vejleder.
  • Aldrig sige "Jeg kan ikke gøre XYZ". Du vil være ude af et job hurtigere end du kommer til Z.
  • Må ikke 'fake' bliver nice. Folk kan se lige igennem den. I stedet være virkelig interesseret, høflig, respektfuld. Hvis du ikke kan gøre dette, ikke arbejde på en reception. Du vil bringe ned ry for din virksomhed. Find et skrivebord job, hvor du kan holde sig ude af offentlighedens søgelys.
  • Aldrig klage eller lad medarbejdere kender du keder dig.
  • Må ikke gøre det første indtryk er det sidste indtryk.
  • Må ikke bære afslappet tøj, badetøj eller suggestive tøj.