Wko

Hvordan at reorganisere en arkivskab


Hvis du er ligesom den gennemsnitlige person, du har mindst én arkivskab i dit hjem eller kontor, og det er nok ikke så organiseret, som du gerne vil. Selv hvis din fil skuffer består af rodet bunker af papirer, kan denne artikel hjælpe dig ansigt det rod, rydde ud unødvendige rod, og gøre alle dine papirer nemmere at finde.

Steps

Hvordan at reorganisere en arkivskab. Tænk over, hvordan du vil have din fil skuffer til at være organiseret.
Hvordan at reorganisere en arkivskab. Tænk over, hvordan du vil have din fil skuffer til at være organiseret.
  1. 1
    Tænk over, hvordan du vil have din fil skuffer til at være organiseret. Hvis et system kommer til at mind-regninger i en skuffe, skatteoplysninger i et andet, et cetera-gøre notater på en blok papir.
  2. 2
    Gå igennem hver skuffe en ad gangen, hvilket gør en kort liste over indholdet. Hvis du allerede har filer oprettet, nedskrive navnene på de filer og deres indhold.
  3. 3
    Find et rent arbejdsområde, såsom et bord eller skrivebord og tage en foreløbig kig gennem eventuelle løse papirarbejde. Begynd sortering papirerne i bunker efter, hvordan du vil have dem organiseret: kreditkort regninger i en bunke, udgiftsbilag i en anden, og så videre. Det er et godt tidspunkt at afsætte out-of-date poster for opbevaring eller makulering.
  4. 4
    Når alle usorteret elementer er blevet adskilt, tilføje nye kategorier til din liste.
  5. 5
    Kig nøje på din liste og vælge den mest hensigtsmæssige metode til organisation for dig, dit kontor eller din husstand. For arbejde filer, kan du ønsker en fil for hvert projekt eller afdeling, til personlige filer, kan du adskille dem efter type regningen. Husk, at du måske ønsker at sub-organisere elementer efter måned eller år.
  6. 6
    Lav en ny, ren liste over de filer, du bliver nødt til at mærke. Sæt hver skuffe på en separat side. På venstre side af siden, List "kategori" filer, disse er normalt hængemapper. På højre side af siden, en liste over de enkelte filer, du ønsker i hver kategori, og disse er som regel Manila mapper. For eksempel hedder en hængende filen "kreditkort regninger" kan indeholde mapper mærket "MasterCard", "Visa" og "Gas Card", eller du måske har filer mærket "Bills 2005", "Bills 2004", og så videre.
  7. 7
    Vær sikker på at du har alle de varer, du har brug for. En serie af hængemapper kombineret med manila-filer, alle tydeligt mærket, er en fantastisk måde at organisere enhver filsystem. Gå til et kontor forsyning butik og afhente den rigtige størrelse filerne sammen med dit valg af filmappeetiketter etiketter.
  8. 8
    Indtast op og / eller udskrive din fil etiketter. Påfør etiketterne til de hængende mapper og Manila filmapper.
  9. 9
    Gå gennem din fil skuffer, en ad gangen, og sat i de nye tomme filer i alfabetisk orden. Nu tømme alle dine gamle filer og sætte papirarbejdet i de relevante steder. Gør det samme for eventuelle løse papirarbejde.
  10. 10
    Sæt en passende etiket på ydersiden af hver fil skuffe og smide alle de grimme gamle mapper. Nu er du færdig!

Tips

  • Vær tålmodig, hvis du har problemer med at finde ting i første omgang. Du kan altid udskrive en liste over filer og tape den til side af kabinettet.
  • Hvis du er bekymret for at vide, hvor at re-fil dine mapper, kan du sætte en anden linje på din fil mappe i en mindre skriftstørrelse notering, som hængemappesystem det er i. Nogle færdigpakkede mærkningsordninger giver denne mulighed i deres software.
  • Du behøver ikke at indsende alt lige væk for at blive organiseret. Hold en indbakke på dit skrivebord eller i nærheden af ​​din arkivskab for emner, der skal arkiveres, og klare det ud en gang om ugen, eller når den får fuld.
  • Disse skridt fungerer godt til arkivering dokumenter på din computer, også!
  • Må ikke være bange for at opsætte forskellige arkiveringssystemer på forskellige måder. Dit hjem Office-filer ikke behøver at have samme setup som dit arbejde filer.
  • Når du udvikler dit system organisation, regne ud, hvor ofte du har brug for at bruge de emner i din arkivskab. Sæt de filer, du bruger hyppigst i den forreste del af skuffen, eller i en let-til-adgang placering. Du kan selv ønsker en sektion af din fil skuffe afsat specielt til at arbejde i gang.

Advarsler

  • Når løse papirer begynder at akkumulere, ikke bare tilfældigt begynde at gøre nye filer, det er vejen til kaos og forvaltningsmæssigt. Kontroller først for at sikre en fil ikke allerede findes.
  • Hvis du har brug for en ny fil, holde op med at tænke på den mest logiske sted at sætte det, snarere end blot at fyld det i første skuffe du åbner.